Hybride Meetings
Hybride Meetings sind eine Mischung aus klassischen Meetings und Online Meetings, bei denen ein Teil der Teilnehmer vor Ort im Seminar- oder Besprechungsraum teilnimmt und andere Teilnehmer online – beispielsweise aus dem Home-Office. Es handelt sich also nicht um eine klassische Videokonferenz. Es gibt mehrerer Teilnehmer in einem Raum die professionell untereinander und mit den Onlineteilnehmern kommunizieren müssen.
Wo liegen die Herausforderungen bei hybriden Meeting- und Workshop-Anwendungen?
Mittlerweile gehören Online-Meetings und Video-Konferenzen zum Arbeitsalltag, hybride Schulungs- und Workshop-Formate sind zeitgemäß, wirken beim Gesprächspartner und in der Außenwahrnehmung aber nicht immer professionell. Der Hauptgrund hierfür ist die fehlende Sprachverständlichkeit, das bestätigen auch mehrere Studien. In einer Studie der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen bemängelten die befragten vor allem die oft schlechte Tonqualität. Schwer verständlicher Ton wird bei längeren oder häufigen Konferenzen und Terminen als anstrengend und ermüdend empfunden. Es entsteht eine zusätzliche, unnötige Belastung. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sinkt, die Kommunikation und die Verständigung leiden. Verkaufsgespräche gestalten sich schwierig.
Mit unseren Lösungen stimmt das Level und Sie gewinnen mehr Flexibilität, mehr Redefreiheit und Sprachverständlichkeit. Alle Personen im Raum können sich frei bewegen und frei sprechen und werden vom digitalen Teilnehmer einwandfrei verstanden.
Eine weitere Herausforderung, insbesondre bei bestehenden Konferenzräumen, ist die Hintergrundgestaltung. Durch die Digitalisierung muss der Raum nicht nur Gäste vor Ort überzeugen. Auch der digitale Besucher sollte sich wohl fühlen. Online-Meetings erschweren zudem das soziale Ankommen. Der Blick von außen auf den Standort fehlt, die Begrüßung am Empfang und der Gang durch die Geschäftsräume entfällt. Der digitale Teilnehmer landet direkt im virtuellen Raum. Und dass was er dann dort sieht sollte zur gewünschten Botschaft passen. Bei hybriden Anwendungen ist ein virtueller Hintergrund nicht geeignet. Die Teilnehmer würden vom digitalen Hintergrund verschluckt werden. Hier sind Kreativität und Handwerk gefragt. Wie auch beim Studiobau, arbeiten wir Hand in Hand mit unserem Partner die Filmbauarbeiter und entwickeln individuelle – teils hybride Kulissen. So können Bildausschnitte gestaltet und störende Elemente oder Fenster kaschiert werden. Mit hybriden Kulissen kann dem digitalen Teilnehmer zusätzlicher Content übermittelt werden. Sie können z.B. das Firmenlogo Ihres Gesprächspartners im Hintergrund einspielen.
Unser Ziel ist es, die Menschen untereinander zu verbinden. Hierfür konzeptionieren und installieren
wir technische Anwendungen aus den Bereichen der Beschallungstechnik und Mikrofontechnik, Medientechnik,
Beleuchtung, sowie Hintergrundgestaltung und Kulisse.
Warum Hybrid Meetings?
Unternehmen sind zukünftig darauf angewiesen professionell mit ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden hybrid zu kommunizieren. Ein Teil der Mitarbeiter ist wahrscheinlich immer im Home-Office und kann so problemlos am Teammeeting teilhaben. Ein reines Online-Meeting mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen wie Lager, Produktion etc. ist schwer vorstellbar. Schon alleine, weil die Haptik und andere Sinne ausgeschlossen werden. Aber einzelne Mitarbeiter können sich problemlos digital dazu schalten und mitentscheiden. Sie können schnell, effektiv und ohne Reisekosten zwischen verschiedenen Standorten kommunizieren. Sie können hybride Workshops und Schulungen mit Online- Teilnehmern durchführen. Kunden und Geschäftspartner werden digitale Meetings fordern. Auch Meetings mit mehreren Mitarbeitern, beispielsweise die Geschäftsführung inklusive entsprechender Fachkräfte etc. Bei fehlender Sprachverständlichkeit, kann der Kunde der Präsentation nicht folgen und Berater können Ihre Leistung nicht verkaufen. Stimmen Image und Markenbotschaft nicht mit dem Bildausschnitt überein leidet ggf. die Glaubwürdigkeit.
Wahre Innovation und Zusammenarbeit finden in der Regel statt, wenn Menschen zusammenkommen, und zwar im selben Raum. Wenn alle zu Hause oder an entfernten Standorten sitzen, ist es für ein Unternehmen schwer, zu gedeihen, innovativ zu sein und Fortschritte zu machen. Hybride Meetings bringen einen Teil des Teams physisch zusammen und ermöglichen zusätzlich eine digitale Zusammenarbeit mit entfernten Teammitgliedern.
Digitale und hybride Meetings haben weitere Vorteile: Weniger Reisekosten, weniger CO², positive Außenwirkung, mehr Zeit, mehr Reichweite, Umsatzsteigerungen
Leistungsportfolio und Anwendungsbereiche
Wir bieten eine ganzheitliche und markenunabhängige Beratung für Fachplaner und Endkunden. Erste Eindrücke können Sie bei uns im Showroom gewinnen. Hier können beispielsweise verschiedene Mikrofonlösungen ausprobiert werden. Alternativ können bestimmte Lösungen auch beim Kunden vor Ort getestet werden. Nach der Beratung beginnen wir mit der individuellen Konzeption und Detailplanung. Nach der Installation bieten wir einen professionellen Support, ggf. auch Remote Support für Updates etc. Der Kunde erhält in jedem Fall nach der Konfiguration durch unsere Fachkräfte eine Plug & Play Lösung und darüber hinaus auch Schulungsangebote zu bestimmten Themenbereichen.
Wir haben zeitgemäße Konferenztechnik für fast alle Budgets, so können Firmen ihren Mitarbeitern ortsunabhängiges arbeiten ermöglichen und bleiben über den Konferenzraum mit dem gesamten Team in Verbindung.
Ein guter Konferenzraum ist einfach zu bedienen. Im Idealfall hat der Nutzer keine Berührung mit der notwendigen Technik. Je nach Lösung genügt ein Klick, um digitale Teilnehmer dazuzuschalten. Effektive online Meetings müssen auch für Menschen ohne technisches Verständnis ermöglicht werden. Trotz einfacher Bedienung müssen Kommunikation und Interaktion für alle Beteiligten vor Ort und online sichtbar und verständlich sein. Das funktioniert in der Regel nicht mit Consumer Produkten. Daher verwenden wir Pro Audiotechnik die auch geeignet ist für Besprechungsräume mit kleinen Gruppenbereichen oder für große Konferenzräume.
Video- und Audiounterhaltungen in hoher Qualität erfordern die richtige Kombination aus Konzeption, Technik und Serviceleistungen
Zu den Anwendungsbereichen gehören Konferenzräume, Seminarräume, Schulungszentren, Kongresszentrenm, Bildungszentren, Versammlungstätten, Studios, Co Working Spaces, Hochschulen, Schulen, Hörsäle, Sitzungssäle, Collaboration Räume sowie Think Tanks.
Die Raumakustik beeinflusst Sie und Ihre Mitarbeiter maßgeblich. Effektives Arbeiten bei schlechter Akustik ist auf Dauer nicht möglich. Für ein gutes Ergebnis genügen häufig kleine und Eingriffe. Beispielsweise durch Wand- oder Deckenpaneele. Selbst eine an sich schon gute Audiolösung kann durch die richtige akustische Ausgestaltung eines Raums noch verbessert und so zur exzellenten Lösung werden. Wir liefern und installieren auch individualisierbare Paneele zur Korrektur der Raumakustik.
Ein Deckenmikrofon lässt die Tischoberfläche frei. Ein kabelloses Tischmikrofon ist flexibel einsetzbar. Einzelne kabellose Sprechstellen lassen sich bequem umbauen und individuell anpassen. Der Smartmixer verhindert digitale Feedbackschleifen und erkennt wer spricht und passt die Lautstärke automatisch an.
In einem Erstgespräch möchten wir herausfinden welche Anwendungen Sie tatsächlich benötigen. Hierfür müssen wir Ihre Ziele kennen. Eine Lösung könnte Touchless Audio sein. Mit einem geeigneten Deckenmikrofon, beispielsweise dem Sennheiser TeamConnect Ceiling heben sie Anwendungen wie Hybrid-Meetings auf ein neues Level. Nutzen Sie den gesamten Besprechungsraum. Alle Teilnehmer können sich während des Meetings vollkommen frei und flexibel im Raum bewegen und Präsentationen halten und werden vom digitalen Teilnehmer einwandfrei verstanden.
Vorteile: Freies Sprechen, Patentierte Technologie, Integration und Kontrolle, Volle Konnektivität, Zertifiziert für MS Teams und Zoom etc.
Wir entwickeln zum Budget passende und herstellerunabhängige Videokonferenz- Lösungen.
Für jede Anwendung gibt es die passende Kamera. Ob Präsentationskamera oder Tracking-Kamera. Unsere Kameralösungen sind zertifiziert für Video Konferenzen.
Hierzu zählen technische insbesondere Geräte wie Smartboard, Beamer, TV/Screens, Mediensteuerungen, Microsoft Teams Raumsysteme sowie Lösungen für kabellose Konnektivität der eigenen Geräte (MAC und WIN kompatibel)
Wir vertreiben Lautsprecher von diversen Herstellern (Seeburg acoustic line, Martin Audio, Void Acoustics etc.) und können je nach Anwendung klassische Lautsprechersysteme, Deckenlautsprecher, Zeilenlautsprecher bzw. Schallzeilen oder sonstige Audiosysteme bereitstellen und installieren. Auch Designlautsprecher in kundenspezifischer Ausführung. Für komplexe Anwendungen bzw. zur Verwaltung von unterschiedlichen Zonen errichten wir eine digitale Audiomatrix. So kann beispielsweise aus mehreren kleinen Räumen ein großer Raum für weitere Anwendungen entstehen. Kleine Anwendungen können auch über digitale Mischpulte bzw. Smartmixer gesteuert werden.
Mit temporären Raumbeleuchtungen, Einzelelementen, Effektlicht oder der Entwicklung und Installation von Sonderlösungen ergänzen wir das vorhandene Raum- und Lichtkonzept.
Wir beraten Sie individuell in einem Erstgespräch, telefonisch oder per Videokonferenz. Hierdurch möchten wir insbesondere herausfinden, was Sie tatsächlich benötigen.
Nach Möglichkeit integrieren wir die vorhandene Technik. Was soll der Raum können? Was möchten Sie dort machen? Mehrere Teilnehmer wollen untereinander und online miteinander sprechen und verstanden werden? Die dafür benötigte Technik können Sie bei uns im Showroom testen. Alternativ können wir eine Produktdemonstration bei Ihnen vor Ort durchführen.
Vorteile:
- Showroom und Demogeräte
- Budgetorientiertes Konzept
- Technik aufeinander abgestimmt
- Revisionssichere Planung
- Autorisierter Vertriebspartner
- Geprüfte und zertifizierte Technik
- Service inkl. Austauschgeräte
Tipps und Ideen für effektive hybride Meetings
Bei hybriden Meetings liegt der Fokus auf der nahtlosen Zusammenarbeit und dem Austausch von Inhalten sowohl im Raum als auch aus der Ferne. Gute Lösungen verbinden Raumakustik und Sprachverständlichkeit, Beleuchtung und Hintergrund, zuverlässige Technik und eine einfache Bedienung. Das Ziel ist es, hybride Meetings dank entsprechender Technik so intuitiv und unkompliziert wie persönliche Meetings zu gestalten. Für Sie als Meeting Organisator haben wir hier einige zusätzliche Tipps für ein effizientes Meeting Management zusammengestellt:
- Wählen Sie ein Projektmanagementsystem bzw. eine Plattform, die nicht nur die Videokonferenz verwalten kann, sondern auch die entsprechenden Daten und Prozesse für die Teilnehmer bereithält.
- Die verwendete Software sollte eine browserbasierte Nutzung zulassen und als mobile App bereitstehen. Hierdurch werden keine Teilnehmer und Nutzer ausgegrenzt.
- Achten Sie darauf, dass die verwendete Software starke Datenschutz und Sicherheitsbestimmungen hat.
- Bei größeren Meetings mit externen Teilnehmern wie Gastrednern und betriebsfremden Präsentationen sollten Sie Testmöglichkeiten und ggf. einen separaten technischen Support bereitstellen.
- Online-Meetings mit externen Teilnehmern können einige Herausforderungen mit sich bringen. Insbesondere bei der Nutzung von Videocontent, hier muss ggf. das Audiosignal vor der Teilung des eigenen Bildschirms freigegeben werden etc.
- Online Meetings sind anstrengend. Reaktionen und menschliche Zwischentöne gehen schnell verloren. Planen Sie Ihre Online Meetings möglichst kurz, andernfalls Pause oder Bewegungsübungen einbauen.
- Digital entfällt das „soziale Ankommen“ und die Meetings brauchen mehr Disziplin und ggf. Regeln zu Wortmeldungen etc. Geben Sie den Teilnehmenden durch einen kurzen Check-in die Möglichkeit, im Termin anzukommen. Benennen Sie ggf. Rollen wie Moderator, Time-Keeper, etc.
- Erst mit einem ansprechenden Hintergrund wirkt eine Videokonferenz professionell und durchdacht. Das Problem ist, dass die meisten Besprechungsräume nicht für Videokonferenzen konzipiert wurden. Der Raum muss sowohl für physische Besucher, als auch für digitale Teilnehmer gestaltet werden. Hierbei kann ggf. eine individuelle (hybride – mit Technik ausgestattete) Kulisse helfen.
- Achten Sie bei der Beleuchtung auf die richtige Farbtemperatur und eine gleichmäßige Ausleuchtung, den richtigen Winkel, Sonneneinstrahlung und reflektierende Flächen. Möglicherweise müssen Fenster verschattet werden.
- Online Besprechungen werden uns in Zukunft weiterhin im Arbeitsalltag begleiten. Unternehmen müssen mit ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden digital und hybrid kommunizieren. Die verwendete Technik sollte hierbei in den Hintergrund treten und möglichst nicht wahrgenommen werden. Das ist unser Ziel. Erst dann entfalten hybriden Meetings ihr volles Potential. Wir machen Technik einfach. Wir verbinden Menschen.
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