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Hybride Meetings
Hybride Meetings sind eine Mischung aus klassischen Meetings und Online Meetings, bei denen ein Teil der Teilnehmenden vor Ort im Seminar- oder Besprechungsraum teilnimmt und ein weiterer Teil online – beispielsweise aus dem Home-Office. Es handelt sich also nicht um eine klassische Videokonferenz. Es befinden sich mehrere Teilnehmende in einem Raum, die miteinander und mit den Onlineteilnehmenden professionell kommunizieren sollen.
Herausforderungen hybrider Meeting- und Workshop-Anwendungen
Mittlerweile gehören Online-Meetings und Video-Konferenzen zum Arbeitsalltag, hybride Schulungs- und Workshop-Formate sind zeitgemäß, wirken beim Gesprächspartner und in der Außenwahrnehmung aber nicht immer professionell. Der Hauptgrund hierfür ist die fehlende Sprachverständlichkeit, wie mehrere Studien bestätigen. In einer Studie der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen bemängelten die Befragten vor allem die oft schlechte Tonqualität. Schwer verständlicher Ton wird bei längeren oder häufigen Konferenzen und Besprechungen als anstrengend und ermüdend empfunden. Es entsteht eine zusätzliche, unnötige Belastung. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sinkt, Kommunikation und Verständnis leiden. Verkaufsgespräche gestalten sich schwierig.
Mit unseren Lösungen stimmt das Level und Sie gewinnen mehr Flexibilität, mehr Redefreiheit und Sprachverständlichkeit. Alle Personen im Raum können sich frei bewegen und frei sprechen und werden vom digitalen Teilnehmer einwandfrei verstanden.
Vorteile hybrider Meetings?
Unternehmen sind auf eine professionelle hybride Kommunikation mit ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden angewiesen. Ein Teil der Mitarbeiter ist wahrscheinlich immer im Home Office und kann so problemlos an Teambesprechungen teilnehmen. Ein reines Online-Meeting mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen wie Lager, Produktion etc. ist schwer vorstellbar. Allein schon, weil Haptik und andere Sinne ausgeschlossen sind. Einzelne Mitarbeiter können sich aber problemlos digital zuschalten und mitentscheiden. Sie können schnell, effektiv und ohne Reisekosten zwischen verschiedenen Standorten kommunizieren. Sie können hybride Workshops und Schulungen mit Online-Teilnehmern durchführen. Kunden und Geschäftspartner werden digitale Meetings fordern. Auch Besprechungen mit mehreren Mitarbeitern, beispielsweise die Geschäftsführung inklusive entsprechender Fachkräfte etc. Wenn die Sprachverständlichkeit nicht stimmt, kann der Kunde der Präsentation nicht folgen und der Berater kann seine Dienstleistung nicht verkaufen. Stimmen Image und Markenbotschaft nicht mit dem Bildausschnitt überein, kann die Glaubwürdigkeit leiden.
Echte Innovation und Zusammenarbeit findet in der Regel statt, wenn Menschen zusammenkommen, und zwar im selben Raum. Wenn alle zu Hause oder an entfernten Standorten sitzen, ist es für ein Unternehmen schwierig, zu gedeihen, innovativ zu sein und Fortschritte zu machen. Hybride Meetings bringen einen Teil des Teams physisch zusammen und ermöglichen zusätzlich die digitale Zusammenarbeit mit Teammitgliedern an entfernten Standorten.
Digitale und hybride Meetings bieten weitere Vorteile: Weniger Reisekosten, weniger CO², positives Image, mehr Zeit, mehr Reichweite, mehr Umsatz.
Leistungsportfolio und Anwendungsbereiche
Wir bieten eine ganzheitliche und markenunabhängige Beratung für Fachplaner und Endkunden. In unserem Showroom können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen. Hier können beispielsweise verschiedene Mikrofonlösungen ausprobiert werden. Alternativ können bestimmte Lösungen auch bei Ihnen vor Ort getestet werden. Nach der Beratung beginnen wir mit der individuellen Konzeption und Detailplanung und bieten nach der Installation professionellen Support, bei Bedarf auch Remote-Support für Updates etc. Nach der Konfiguration durch unsere Fachkräfte erhalten Sie eine Plug & Play Lösung und darüber hinaus Schulungen zu speziellen Themen.
Wir haben moderne Konferenztechnik für fast jedes Budget, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten und über den Konferenzraum mit dem gesamten Team in Verbindung bleiben können.
Ein guter Konferenzraum ist einfach zu bedienen. Im Idealfall hat der Nutzer keine Berührung mit der notwendigen Technik. Je nach Lösung genügt ein Klick, um digitale Teilnehmer dazuzuschalten. Effektive Online-Meetings müssen auch für Menschen ohne technisches Verständnis ermöglicht werden. Trotz einfacher Bedienung müssen Kommunikation und Interaktion für alle Beteiligten vor Ort und online sichtbar und verständlich sein. Mit Consumer-Produkten funktioniert das in der Regel nicht. Deshalb setzen wir professionelle Audiotechnik ein, die auch für Besprechungsräume mit kleinen Gruppenbereichen oder für große Konferenzräume geeignet ist.
Qualitativ hochwertige Video- und Audiounterhaltung erfordert die richtige Kombination aus Konzeption, Technik und Service. Zu den Anwendungsbereichen gehören Konferenzräume, Seminarräume, Schulungszentren, Kongresszentren, Bildungszentren, Versammlungstätten, Studios, Co-Working Spaces, Hochschulen, Schulen, Hörsäle, Sitzungssäle, Kollaborationsräume und Think Tanks.
Die Raumakustik hat einen großen Einfluss auf unser Wohlbefinden, effektives Arbeiten ist bei schlechter Akustik auf die Dauer nicht möglich. Um ein gutes Ergebnis zu erzielen, genügen oft kleine Eingriffe. Zum Beispiel durch Wand- oder Deckenpaneele. Auch eine an sich schon gute Audiolösung kann durch die richtige raumakustische Gestaltung zu einer exzellenten Lösung werden. Wir liefern und installieren individuell gestaltbare Paneele zur Korrektur der Raumakustik.
Ein Deckenmikrofon lässt die Tischfläche frei. Ein kabelloses Tischmikrofon ist flexibel einsetzbar. Einzelne kabellose Sprechstellen lassen sich bequem umbauen und individuell anpassen. Der Smartmixer verhindert digitale Feedbackschleifen und erkennt wer spricht und passt die Lautstärke automatisch an.
In einem Erstgespräch möchten wir herausfinden welche Anwendungen Sie tatsächlich benötigen. Hierfür müssen wir Ihre Ziele kennen. Eine Lösung könnte Touchless Audio sein. Mit einem geeigneten Deckenmikrofon, beispielsweise dem Sennheiser TeamConnect Ceiling heben Sie Anwendungen wie Hybrid-Meetings auf ein neues Level. Nutzen Sie den gesamten Besprechungsraum. Alle Teilnehmer können sich während des Meetings vollkommen frei und flexibel im Raum bewegen und präsentieren und werden vom digitalen Teilnehmer einwandfrei verstanden.
Vorteile: freies Sprechen, patentierte Technologie, Integration und Kontrolle, volle Konnektivität, zertifiziert für MS Teams und Zoom etc.
Wir entwickeln zum Budget passende und herstellerunabhängige Videokonferenzlösungen. Für jede Anwendung gibt es die passende Kamera. Ob Präsentationskamera oder Tracking-Kamera. Unsere Kameralösungen sind für Videokonferenzen zertifiziert.
Hierzu zählen insbesondere technische Geräte wie Smartboards, Beamer, TV/Screens, Mediensteuerungen, Microsoft Teams Raumsysteme sowie Lösungen für kabellose Konnektivität der eigenen Geräte (MAC und WIN kompatibel).
Wir vertreiben Lautsprecher von diversen Herstellern (Seeburg acoustic line, Martin Audio, Void Acoustics etc.) und können je nach Anwendung klassische Lautsprechersysteme, Deckenlautsprecher, Zeilenlautsprecher bzw. Schallzeilen oder sonstige Audiosysteme bereitstellen und installieren. Auch Designlautsprecher in kundenspezifischer Ausführung. Für komplexe Anwendungen bzw. zur Verwaltung von unterschiedlichen Zonen errichten wir eine digitale Audiomatrix. So kann beispielsweise aus mehreren kleinen Räumen ein großer Raum für weitere Anwendungen entstehen. Kleine Anwendungen können auch über digitale Mischpulte oder Smartmixer gesteuert werden.
Mit temporärer Raumbeleuchtung, Einzelelementen, Effektbeleuchtung oder der Entwicklung und Installation von Sonderlösungen ergänzen wir das bestehende Raum- und Lichtkonzept.
Wir beraten Sie individuell in einem Erstgespräch, telefonisch oder per Videokonferenz. Hierdurch möchten wir insbesondere herausfinden, was Sie tatsächlich benötigen. Wenn möglich, integrieren wir die vorhandene Technik. Was soll der Raum können? Was möchten Sie dort machen? Mehrere Teilnehmende wollen untereinander und online miteinander sprechen und verstanden werden? Die dafür benötigte Technik können Sie Sie in unserem Showroom testen. Alternativ führen wir eine Produktdemonstration bei Ihnen vor Ort durch.
Vorteile:
- Showroom und Vorführgeräte
- Budgetorientiertes Konzept
- Aufeinander abgestimmte Technik
- Revisionssichere Planung
- Autorisierter Vertriebspartner
- Geprüfte und zertifizierte Technik
- Service inkl. Austauschgeräte
Tipps für erfolgreiche hybride Meetings
Bei hybriden Meetings liegt der Fokus auf der Zusammenarbeit und dem Austausch von Inhalten zwischen Teilnehmern in unterschiedlichen, teils digitalen Räumen. Gute Lösungen verbinden Raumakustik und Sprachverständlichkeit, Beleuchtung und Hintergrund, zuverlässige Technik und eine einfache Bedienung. Unser Ziel ist, hybride Meetings mit der entsprechenden Technik so unkompliziert und intuitiv wie persönliche Meetings zu gestalten. Für Sie als Meeting Organisator haben wir einige zusätzliche Tipps für ein effizientes Meeting Management zusammengestellt:
- Wählen Sie ein Projektmanagementsystem bzw. eine Plattform, die nicht nur die Videokonferenz verwalten kann, sondern auch die entsprechenden Daten und Prozesse für die Teilnehmer bereitstellt.
- Die verwendete Software sollte eine browserbasierte Nutzung ermöglichen und als mobile App verfügbar sein. Dadurch werden keine Teilnehmer und Nutzer ausgeschlossen.
- Stellen Sie sicher, dass die verwendete Software über starke Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen verfügt.
- Für größere Meetings mit externen Teilnehmern wie Gastrednern und betriebsfremden Präsentationen sollten Sie Testmöglichkeiten und ggf. einen separaten technischen Support bereitstellen.
- Online-Meetings mit externen Teilnehmern können einige Herausforderungen mit sich bringen. Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Videoinhalten, bei denen ggf. das Audiosignal vor dem Teilen des eigenen Bildschirms freigeschaltet werden muss etc.
- Online Meetings sind anstrengend. Reaktionen und menschliche Zwischentöne gehen schnell verloren. Planen Sie Ihre Online Meetings möglichst kurz, andernfalls bauen Sie Pausen oder Bewegungsübungen ein.
- Digital entfällt das „soziale Ankommen“ und die Meetings erfordern mehr Disziplin und ggf. Regeln für Wortmeldungen etc. Geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, durch einen kurzen Check-in im Meeting anzukommen. Benennen Sie ggf. Rollen wie Moderator, Time-Keeper etc.
- Erst mit einem ansprechenden Hintergrund wirkt eine Videokonferenz professionell und durchdacht. Das Problem ist, dass die meisten Besprechungsräume nicht für Videokonferenzen konzipiert wurden. Der Raum muss sowohl für physische Besucher, als auch für digitale Teilnehmer gestaltet werden. Hierbei kann ggf. eine individuelle (hybride – mit Technik ausgestattete) Kulisse helfen.
- Achten Sie bei der Beleuchtung auf die richtige Farbtemperatur und eine gleichmäßige Ausleuchtung, den richtigen Winkel, Sonneneinstrahlung und reflektierende Flächen. Möglicherweise müssen Fenster verschattet werden.
- Online Besprechungen werden uns in Zukunft weiterhin im Arbeitsalltag begleiten. Unternehmen müssen mit ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden digital und hybrid kommunizieren. Die verwendete Technik sollte hierbei in den Hintergrund treten und möglichst nicht wahrgenommen werden. Das ist unser Ziel. Erst dann entfalten hybride Meetings ihr volles Potenzial. Wir machen Technik einfach. Wir verbinden Menschen.
